Wie Deine Dienstbesprechungen erfolgreich und gerne besucht werden: Ein Meeting ist immer nur so gut, wie seine Moderation

Wie Du von Anfang an eine ernstzunehmende Führungskraft wirst und trotzdem alles anders machst, als Deine Vorgänger zeigt Dir dieser erste Artikel der Führungskraftreihe *Plötzlich Führungskraft* 

Dein Meeting kann von Beginn an Begeisterung hervorrufen, präsentiere Dich hier als Kompetenzträger/in und mach´s gleich richtig.

In diesem Artikel erfährst Du einiges über die Spezies Teilnehmer aber auch was Du gegen Störer, Störungen, Zuspätkommer und einschlafende Anwesende unternehmen kannst. Gespickt mit Profitipps auf dem Weg zur erfolgreichen Führungskraft.

Neugierig?

Immer wieder höre ich den Einwand, die Meetings seien langweilig, nicht zielführend, es wird kein Konsens gefunden, zu viele Nebenkriegsschauplätze, etliche Selbstdarsteller, immer wieder Einzelfälle, die in epischer Breite monologisiert werden. Chefs, die sich nicht durchsetzen können und so immer wieder nur ihre Lieblinge schwafeln lassen. Selbstbeweihräucherungsorgien, Jammerer und Vielredner verhindern effektive Meetings. Aber so seien Meetings eben!

Wirklich?

Wie soll sich etwas ändern, wenn immer wieder nur mehr desselben getan wird ?

Eben, gar nicht.

Warum machst Du nicht mal was anderes. Muss der Ruf zum Meeting wirklich ausschließlich Augenrollen verursachen?

Die meisten MA würden lieber weiterarbeiten, als zum Meeting zu schlendern. Warum? Es ist eh immer das Gleiche. Langweilige TOP´s, herunterleiern von Vorschriften, Anweisungen, zu erbringende Zahlen, Deadlines.

Klären wir zunächst die Begrifflichkeiten

Begriffsbestimmung lt. https://de.wikipedia.org/wiki/Besprechung

Eine Besprechung (auch, vor allem in der Schweiz, Sitzung) ist unter anderem ein ausführliches Gespräch über eine bestimmte Sache, Angelegenheit und bezieht sich als Begriff im Verbund mit einem Verb wie anberaumen, durchführen oder abhalten zumeist auf die Arbeitswelt.

Als Synonyme gelten laut Duden für „Besprechung“ in diesem Sinne: Beratung, Konferenz, Konsultation, Sitzung, Verhandlung, Meeting.

Werden Besprechungen regelmäßig und immer zum gleichen Termin angesetzt (z. B. „jeden Montag um 10:00 Uhr“) wird u. a. im Projektmanagement auch von einem Jour fixe gesprochen.

Besprechungen in einem größeren Rahmen werden als Tagung bzw. Kongress oder als Symposium bezeichnet.

Wie Du siehst, geht es direkt schon bei der Begrifflichkeitserklärung recht schwammig zu. Klären wir also zunächst einmal, welche Typen wir in Dienstbesprechungen/Meetings so antreffen.

Der sympathische Nickerchen-Typ

Da wäre zunächst mal der Typ, dessen Kopf immer wieder auf die Brust sinkt, bis er vom Stuhl zu kippen droht und dadurch erschrocken aufwacht. Er schaut mit rot geränderten Augen in die Runde nur um dann wieder in eine Besprechungslethargie zu verfallen. Es scheint ihn alles nicht zu interessieren und vermutlich wird er weder hochmotiviert noch verändert zurück zu seinem Schreibtisch schlurfen. Allerdings regt er sich auch über nichts auf, macht seinen Job und geht dann nach Hause. Höhen und Tiefen, nee, nicht mit ihm.

Der jammernde Selbstdarsteller

Grundsätzlich wird in jedem verdammten Meeting das gleiche Dilemma bejammert, ohne Unterlass, gern mit äußerst schriller Stimme der immer gleiche sonore Brei. Dieser Typ echauffiert sich aufs Äußerste, beklagt das System, redet über Gebühr lang und beschreibt auf jeden Fall mindestens drei seiner “Fälle” in epischer Breite und Länge und Tiefe, Unterbrechungen lässt er nicht zu. Er hat für 20 Minuten seine Bretter, die die Welt bedeuten und das muss genutzt werden. Das dieser Typus die gesamte Belegschaft lahmlegt, die Sitzung sprengt, die Nerven zum zerplatzen bringt, all das stört ihn überhaupt gar nicht. Ganz im Gegenteil, sind die anderen doch eh alle unfähig, faul und vor allem verstehen sie gar nichts, denn sonst würden sie sich ja auch aufregen. Dieser Typ ist der Einzige weit und breit, der sich kümmert und macht und tut, sich engagiert und daher auch als Einziger total überlastet ist.

Der Besserwisser

Ein ganz niedlicher Typ, glänzt durch Banalitäten, die er oder sie aber darzustellen weiß, als seien sie das Ei des Kolumbus. Gerne auch 15 Minuten nachdem eine Frage dazu gestellt worden ist. Er teilt sein mageres Wissen gern mit allen, bietet Unterstützung an, falls das jemand noch nicht verstanden haben sollte und ist sich nicht zu schade, dazu gern ein Pamphlet zu verfassen und es allen zukommen zu lassen. Niemand traut sich diesem Typus zu sagen, dass er Basiswissen als Expertentum verkauft. So wird er ermuntert, ewig sein umfassendes Wissen unter Beweis zu stellen. Seltsamerweise kommen diese Typen bei vielen Chefs ziemlich gut an. Reden sie diesem doch zu gerne nach dem Mund und himmeln ihren Chef an, darauf kann sich die Führungskraft immer verlassen. Tut sie auch.

Der Betriebschecker

Er kommt gerne etwas zu spät, wichtiger Kunde verhinderte sein pünktliches Erscheinen, er geht auch gern eher, schließlich hat er noch unendlich wichtige Kontakte zu pflegen, dazwischen glänzt er durch die Lorbeeren, die andere erarbeitet haben. Diese stellt er umfassend vor und vergisst auch nicht zu erwähnen, welche Anstrengung es ihn gekostet hat, dies alles zu organisieren und zusammenzutragen. Er kennt alle, alles und vor allem jeden. Hat immer Zeit für ein Schwätzken, schließlich muss er ja informiert sein über alles, was vor und hinter den Kulissen geschieht. Grundsätzlich ist er der Geheimnisträger, der aber über das, was er schon weiß, auf keinen Fall reden darf. Schließlich haben “die da oben” ihm das höchstpersönlich anvertraut.

Der Resignierte

Er schließt sich grundsätzlich seinem Vorredner an, hat keine eigene Meinung, schon gar keine kontroverse Anschauung. Es ist ja eh alles wie es ist und es wird sich auch nie ändern. Was soll er allein da schon ausrichten. Aufregen nützt ja auch nichts. Er hat sich charmant eingerichtet in seinem ergebenen Dasein und macht 9 to 5 was getan werden muss aber eben auch nicht mehr und dies gern 45 Jahre lang. Was willste machen?

Alle anderen

sind nicht erwähnenswert. Warum?

Sie erhalten kein Gehör, sie sind höflich, schreiben fleißig mit, nehmen sich zurück, stellen höchstens mal eine fachliche Frage – aber da schalten sich ja dann aus obiger Kategorie mind. 3 Typen ein und mit der Zeit lässt man dann auch das einfach bleiben. Da o.g. Identifizierte ja auch immer etwas zu sagen haben und auch zu allem – ausgenommen der Resignierte- wendet Führungskraft sich häufig und gerne auch an genau diese Leute, denn sonst würde der Besprechungsleiter ja feststellen, dass er einen Monolog hält.

Was aber geht schief bei diesen Zusammentreffen?

Es geht auch anders.

Nun, anstatt die TOP noch einmal langweilig herunterzulesen, die hat ja jeder im Vorfeld eh schon per Mail erhalten, könnte man mal mit einer Frage beginnen. Eine Frage, die jeder Einzelne mal mit 1 Minute Redezeit beantworten kann.

Beispiel:

Was war das schönste Erlebnis (auf den Job bezogen) in der letzten Woche?

oder

Was hat besonders gut geklappt im Team?

oder

Was sollen wir heute mal anders machen im Meeting als sonst?

oder auch:

Wie können wir in gleichem Zeitrahmen zu besseren Ergebnissen kommen?

Was kann eine Führungskraft unternehmen um allen Mitarbeitertypen gerecht zu werden, bzw. sich das Zepter nicht aus der Hand nehmen zu lassen?

Protokollorganisation

Im Vorfeld bereits jemanden benennen, der das Protokoll führt, nicht erst im Meeting.

Abfrage per Mail empfehlenswert, diesem Mitarbeiter dann den Formvordruck per Mail zukommen lassen oder ihn bereits ausgedruckt dabei haben für Notizen. Die Top sollten hier bereits einkopiert sein und Raum für Sonstiges sollte ebenfalls vorhanden sein.

Ambiente

Falls kein fester Raum vorhanden ist, vorher 2 Leute bestimmen, die evtl. fehlendes Mobiliar wie Stühle, Flipchart oder einen Zusatztisch organisieren (bitte nicht immer die gleichen Mitarbeiter).

Einhalt gebieten

Um Schwaflern das Handwerk zu legen ruhig mal eine Eieruhr oder Stopuhr bereit stellen, gut sichtbar für alle. So werden Beiträge nicht zu Endlosgejammer, die Teilnehmer lernen so auch direkt zum Punkt zu kommen. Schiedsrichter ernennen, der auf die präzise Zeiteinhaltung achtet.

Kreative Unterbrechungen

Mal die Teilnehmer aufstehen lassen um die Müdigkeit zu verscheuchen.

Auch ein kreativer Break in Form von Zweiergruppenzusammenstellung, die für 2 Minuten ein Brainstorming zu einem bestimmten TOP oder einem aufkommenden Problem halten. Zeitüberwachung nicht vergessen.

Die Zettel des Brainstormings einsammeln und entweder zum Ende des Meetings auf einem Flipchart zusammenfassen oder eine Kompetenzgruppe bilden, die bis zum nächsten Meeting eine Lösung präsentiert. So lernen Mitarbeiter sich zu organisieren, selbst zu moderieren, zu präsentieren und im Team Probleme zu bearbeiten. Die Kompetenzgruppen sollten aus immer anderen MA bestehen und es soll dem Kompetenzteam ein Zeitrahmen (z.B. 1 Std. pro Woche) dafür zur Verfügung gestellt werden. Auch eine Stimmungsabfrage mit vorgefertigten Symbolen, die an eine Metaplanwand geheftet kann Wunder wirken. Allerdings sollte dafür jeder MA aufstehen und seinen Sticker selbst anheften.

Mit Gongschlag beginnen

Ist das Meeting für 13.00 Uhr angesetzt, beginnt es genau dann. Es wird auf niemanden gewartet, Zuspätkommer werden auf keinen Fall lang und breit in bereits Besprochenes eingeweiht, so dürfte sich jeder für das nächste Mal überlegen, ob er nicht doch lieber rechtzeitig erscheint.

Konkret bleiben

Der Besprechungsleiter sollte nur Dinge ansprechen, die bereits ausgegoren sind, gefährliche Halbwahrheiten sollten nicht in den Raum gegeben werden, a´la, dazu darf ich im Moment noch nichts weiter sagen. Dies führt zu Verunsicherung und veranlasst MA dazu, sich klein und unbedeutend zu fühlen. Sie durchschauen unfaires Herrschaftswissen sofort.

The day after

Ein Feedbackbogen mit Punktevergabe zur Dienstbesprechung kann vom Chef oder Leiter per Mail versandt werden. Dies sollte am gleichen Tag, spätestens am nächsten Tag geschehen.

Folgende Punkte könnten hier relevant sein:

Pünktlichkeit

Informationsgehalt

Dialog

Raum für Interaktion

Fairness der Teilnehmer

Fairness des Moderators

Einhaltung der Zeitvorgaben

Atmosphäre

Zielfindung

Jetzt bist Du gefragt

Helfen Dir diese Anregungen in der Zukunft weiter?
Konntest Du aus meinem Artikel etwas für Dich mitnehmen oder hast Du Ideen, die auch beachtet werden sollten? Dann lass es mich bitte unbedingt wissen, so können wir alle davon profitieren und bald ein eigenes Kompetenzteam (vielleicht als Mastermindgruppe für Führungskräfte) bilden.

Kann ich mit Deiner Unterstützung rechnen? Dann spendiere uns doch mal ein Feedback dazu. Wir freuen uns wirklich drauf.

www.quovadix.de
Elke Dola ist PotentialProfiler und Mindset-Ninja, Wirksamkeitstrainerin, Keynote-Speakerin, Dozentin für Körpersprache, Rhetorik und positive Kommunikation, Referentin für salutogene Gesprächsführung, Kolumnenschreiberin, Arbeitspädagogin, Texterin und staatl. gepr. Referentin für Public Relations und Öffentlichkeitsarbeit (DAPR), Mentor für Online- und OfflineunternehmerInnen und zert. psychologische Beraterin nach Dr. Migge